「あ、やば。もう3月末じゃん」
去年の私がそれを悟ったのは、上司から「引き継ぎ書類まとめといて」って言われた瞬間でした。デスクを見渡したら、見知らぬ書類の山。「これ何？」「このファイル去年のやつ？」状態で、その日の夜11時まで残業するはめに。
でも今年は違いました。「捨てる基準」を先に決めておいたら、書類整理が3時間で終わった。その方法を全部シェアします。
「捨てるかどうか迷う」が最大の時間泥棒
書類整理が長引く理由って、実は「整理する行為」じゃないんですよ。「これ捨てていいのかな」って悩む時間が全体の多くを占めてる。
試しに次の書類を見てください。
- 去年の会議の議事録
- 承認済みの稟議書（半年前）
- 名刺10枚
今、何秒迷いましたか？ 「議事録、一応とっておくか…」「名刺、もう連絡しないけど…」って思いませんでした？ その「一応」の積み重ねがデスクの山を作っています。
整理を始める前に「捨てる基準書」を30分で作る
整理当日より先に、紙1枚に「捨てる基準」を書き出します。これが今日のメインイベント。
保存する書類（1年は取っておく）
- 現在進行中のプロジェクトの書類
- 法的・税務的に必要なもの
- 上司から「保管して」と明示されたもの
捨てていい書類
- 完了プロジェクトで、データが社内サーバーにあるもの
- 会議資料（議事録がシステムにあれば紙は不要）
- 期限切れのカタログ・案内
迷ったとき：「過去6ヶ月以内に実際に参照したか？」でYES→保存、NO→捨てる。
私がこの基準書を作るのにかかった時間は27分。でもこれがあると、あとの作業がびっくりするくらいスムーズになります。
3ボックス方式で「判断を止めない」
基準書ができたら、デスクの横に3つの箱（またはクリアファイル）を置いて機械的に仕分けます。
① 保存ボックス：後でファイリングする
② シュレッダーボックス：後でまとめてシュレッダー
③ 確認ボックス：5秒で判断できなかったもの
ポイントは迷ったら確認ボックスへ放り込むこと。判断を止めない。私の場合、1時間で仕分けが終わって、確認ボックスに残ったのは17枚。最後にその17枚だけ集中して判断したら、15枚は「捨てていい」でした。
デジタル化で「次の年度末」をラクにする
整理していたら「2024年度のプロジェクトA予算管理表.xlsx」を印刷したものが出てきました。Excelがあるなら紙はいらない。そこからは、デジタルで済むものはスマホで撮ってGoogleドライブに放り込む作戦に切り替え。ファイル名に日付とプロジェクト名を入れれば、来年度末に「あの書類どこ？」と焦らなくて済みます。
今日から3ステップで動く
- 今日：捨てる基準書を紙に書く（30分）
- 整理当日：3ボックス方式で機械的に仕分け（1〜2時間）
- 翌年のために：紙不要なものはデジタル化
書類整理が終わらない人の多くは、整理する体力がないのではなく、判断するルールがないだけです。基準さえ決めれば、あとは作業するだけ。今年の年度末、定時で帰りましょう。
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