その書類、去年も一応とっておいたやつじゃないですか？
毎年3月になると、うちの机の引き出しはある意味で考古学の現場みたいになります。2022年の健康診断の用紙、3年前の確定申告の控え、どこかのセミナーで受け取った名刺の束。全部なんとなく捨てられなくて残してきたやつら。子供が生まれてから収納スペースが一気に圧迫されて、去年の年度末についに2時間で全部片付けることにしました。やってみたら拍子抜けするくらい終わった。コツは判断のルールを事前に決めること、それだけです。
全部の書類に3択だけ
整理を始めると悩んでいるうちに時間が溶けます。うちでもやってみたんだけど、選択肢を3つに絞ったら迷う時間が激減しました。A.捨てる（1年以上見返していない・法的保存義務がない）B.残す（保険証書・契約書・確定申告書類など実際に参照することがある）C.スキャンして捨てる（記録はしたい・でも紙は要らない）。この3択をジャッジする時間は1枚につき最大10秒。10秒で決められないものはCに分類します。
捨てるを迷わなくなるリスト
一番詰まるのが本当に捨てていい？という不安です。以下は迷わず捨てていいもの。取扱説明書は多くの家電が製品サイトやアプリでPDF配布しています。1年以上前の明細書・領収書は基本不要（医療費控除など確定申告に使った書類は5年保管が目安）。3年以上前の年賀状はデジタルで連絡取れる人の分は不要。セミナー・研修の資料はいつか読もうと思って3ヶ月触れていないなら読みません。この4カテゴリを先にまとめて捨てるだけで、場合によっては全体の半分近くが消えます。
スキャンはスマホ15秒で十分
スキャンと聞くとスキャナーを引っ張り出す気がしてハードル高めに感じるけど、スマホのカメラで十分です。iPhoneならメモアプリのカメラアイコンから書類をスキャン、AndroidならGoogleドライブアプリのカメラアイコンで自動補正してPDF化してくれる。1枚15秒もあればできます。うちでやったのは子供の0歳の記念の手形・足形シートと実家から送られてきた古い保証書の類。データなら無限に置けます。GoogleドライブはOCRが効くので後から検索もできます。
タイムアタック：2時間の動かし方
うちが実際にやったスケジュールです。0〜20分：全書類を一カ所に出す（引き出し・棚・カバンの中全部）。20〜50分：捨てるリストに当てはまるものをまとめて捨てる。50〜80分：残ったものを3択で仕分け（1枚10秒ルール）。80〜100分：スキャン組をまとめて撮影。100〜120分：ファイリング・整頓。最初の全部出すが一番大事で、ここをサボると不完全燃焼感が残ります。全部床に出す。テーブルでもいい。視覚化するとやる気も出る。子供に邪魔されながらでも、うちは1時間45分で終わりました。
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