「それ、まだゼロから引き継ぎ資料作ろうとしてるんですか？」
3月に入った途端、いきなり「来月から〇〇部署ね」って言い渡されて「え、引き継ぎどうすんの……」ってなった人、今年も絶対いますよね。私も前職でそれやりました。異動まで2週間あると思って油断してたら、気づけば残り3日。睡眠3時間で仕上げた引き継ぎ資料は、後任の同僚に「これ何が書いてあるか分からないんですけど」って言われる始末。
で、その反省から編み出したのが「穴埋め式スプレッドシートテンプレ」です。
引き継ぎ資料が完成しない本当の理由
「何を書けばいいか分からない」——これに尽きます。Wordを開いて白紙を前にすると、30分でも1行も書けない。でもあらかじめ埋めるべき項目が並んでいれば、あとは答えを入力するだけ。試験で例えるなら「記述式」から「穴埋め式」に変えるイメージです。
スプレッドシートに作るべき5つのシート
テンプレに入れるべき項目は以下の5つ。シートを分けて管理するのがポイントです。
1. 業務一覧シート
業務名 ／頻度（毎日・週次・月次・年次）／所要時間目安 ／担当開始日
これだけで「自分が何をやっているか」が丸見えになります。前職でこれを作ったら「え、ミズキさんってこんなに仕事抱えてたの？」って上司に驚かれました。遅いよ。
2. 手順書シート（業務ごと）
ステップ番号 ／作業内容 ／使うツール・ファイル名 ／注意点・ハマりポイント
「ハマりポイント」欄が超重要。誰もここを書かないから引き継ぎ後に必ずトラブる。私が引き継いだ経費精算、申請ボタンの場所が3回変わってたのに手順書に一切書いてなかった。あれは地獄でした（20分ロスト）。
3. 連絡先・関係者シート
社名 ／担当者名 ／連絡手段 ／最終連絡日 ／特記事項（夕方しか返信しない、メールは週1しか見ないなど）
暗黙ルールを全部書き出す。これ抜けると後任が本当に困ります。
4. 定期作業カレンダーシート
月初め・月末・四半期ごとの締め作業を日付と一緒に整理。「6月末だけ〇〇集計がある」「年度最初の月は稟議が2倍になる」とか、経験してないと分からないことを詰め込む。
5. 未完了タスク・申し送り事項シート
タスク名 ／締切 ／現在のステータス ／対応すべきアクション
引き継ぎって「今まで」の仕事を渡すだけじゃなくて「進行中」のやつも渡すんですよね。これが抜けると後任が本当に困ります。
実際の進め方：3ステップで2日完成
テンプレさえあれば、この順番で埋めていくだけ。
- まず業務一覧を15分で書き出す（完璧じゃなくていい、思い出した順でOK）
- 業務ごとの手順書を毎朝30分ずつ書く（1〜3件ずつ、一気にやらない）
- 最終週に申し送り事項と未完了タスクをチェック
この分割方式、2週間あれば絶対間に合います。逆に「まとめてやろう」が一番やばい。
各作業の時間目安
- 業務一覧：15〜30分
- 手順書（1業務あたり）：20〜40分
- 連絡先整理：30分
- カレンダーシート：20分
主要業務10本なら、合計で丸1日あれば基本形は完成。細かい調整込みでも2日もあれば十分です。
「引き継ぎ資料、作り方が分からない」は、本当はスタート地点の問題です。テンプレがあるだけで、手が動き出す速度が全然違う。3月の忙しいときに「さて、何から書こう……」って悩む時間、もったいないじゃないですか。
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