引き継ぎ資料の作成時間が半分になるNotionテンプレ術

「引き継ぎ資料って、毎年なんでこんなに時間かかるんですか？」

去年、わたし自身がやらかしました。前の部署から異動してきた後任の子に「この資料…読めないんですけど」って言われたんです。3時間かけて作ったのに。それ以来、「誰でも読める引き継ぎ資料」を30分で作ることに全力を注いでます。

年度末って毎年こうですよね。自分の仕事を回しながら、後任に教えながら、資料も作りながら。それ、まだゼロから書いてるんですか？

引き継ぎ資料が「使えない」2つの理由

経験上、引き継ぎ資料が機能しない原因はだいたい2つです。

ひとつは「書く側が情報を詰め込みすぎる」こと。どこが重要なのか分からないし、後任は結局口頭で聞いてくる。ふたつめは「構成がバラバラ」なこと。Wordで書く人、スプレッドシートに書く人、付箋で渡す人……毎年ゼロから書くから毎年品質がブレる。

この2つを一気に解決するのがNotion×テンプレ運用です。

わたしが行き着いたのは、引き継ぎ資料を3ブロックだけで作る構成。余計な項目を足さないのがポイントです。

① この仕事は何か（概要・目的・頻度）
「毎月15日に取引先へ送る請求書の送付作業。月に2時間かかる」みたいな感じ。ここは3行以内で書く。それ以上書きたくなったら詰め込みすぎのサイン。

② どうやるか（手順リスト）
Notionのチェックボックスリストを使います。1ステップ1行。「○○の画面を開く→△△のボタンを押す→確認して送信」という形式を崩さない。動詞から始めるのが読みやすさのコツ。

③ 落とし穴と連絡先
「3月末は送付先が変わる場合があるので経理に確認」「分からないときは田中さん（内線203）に聞く」。ここが一番大事なのに一番省かれがちなブロックです。

Notionにはページのテンプレートを保存して、ボタン一発で複製する機能があります。一度この3ブロック構成をテンプレとして登録しておけば、次の引き継ぎ資料はその複製にテキストを埋めるだけ。

わたしの計測では、去年と比べて1件あたりの作成時間が平均47分→22分に短縮できました。半分以下。しかも後任の質問件数も激減したんですよね。「書く量を増やす」より「構成を固める」ほうが断然効果があります。

テンプレ設定の手順はこちら：

テンプレがあってもアウトプットが属人的になりがちです。チームで使うなら以下のルールをセットにしておくのがおすすめ。

この3ルール、チームで共有したら「ちゃんと読める資料が来た」って言われるようになりました。ベタ褒めされてちょっと嬉しかったですよ。

まず今日、自分の業務を1件だけNotionにこの構成で書いてみてください。3ブロックを埋めるだけなので、早ければ15分で終わります。「全部の資料を作ろう」と思うと絶対挫折するので、1件だけ。

テンプレ化が済んだら、次の資料は複製して埋めるだけ。気づいたら「引き継ぎ資料が憂鬱な作業」じゃなくなってます。年度末に毎年同じ苦労をするのは、もう終わりにしましょう。