4月、デスクの上を見てください。
去年3月に走り書きしたメモ、まだ乗っかってませんか？「あとでやろう」と思ってそのままになったプリントの山。ふせんで埋まったモニターのフチ。そして頭の中には、引き継ぎなのか新規タスクなのか区別もつかないやること一覧……。
「それ、まだ手作業で管理してるんですか？」
はい、私（ミズキ）もかつてそうでした。カスタマーサポートの仕事をしていたころ、4月のデスクは「前年度の残骸」と「新年度の爆弾」が混在した魔境でした。毎朝出社するたびにため息をついていた記憶があります。
でも今は違います。新年度1日目の朝、10分あればリセットできる。その方法を今日は全部話します。
まず「持ち越しタスク」を可視化する最初の3分
新年度整理でいちばん失敗するのは、「きれいに整理しようとしすぎること」です。ノートに清書したり、色分けしたり、アプリをセットアップしたりしているうちに1時間経過……。それは整理じゃなくて現実逃避です。
最初の3分は「全部出す」だけでいい。
紙のタスクは「床ドン」が最速
デスクの上にある紙類、ポスト・イットの束、プリントの山を全部、一旦床に出してください。本当に床でいい。「捨てるもの」「残すもの」の判断はあとでするので、今は「出す」だけです。
この「床ドン」作業、30秒で終わります。そしてデスクの上が一瞬スッキリします。この「スッキリした状態を目で見る」ことがけっこう重要で、人間は視覚的なリセット感がないとなかなか気持ちを切り替えられない。
床に出した紙を仕分けるルールは1つだけ：「この情報、スマホで撮れば捨てていいか？」。YESなら撮って捨てる。NOなら専用のファイルに入れる。これだけです。なお「重要書類は捨てられない」という場合は、保管ファイルを1冊だけ用意して「そこに入るもの以外は撮影→捨て」と基準をシンプルにするのがポイントです。
私は以前「とりあえずボックス」を用意していたんですが、そのボックスが「ブラックホール」になって半年後に開けたら去年の10月のメモが出てきた、という事件が起きました。もう「撮影して捨てる」か「ファイルへ」の2択しかしません。
デジタルタスクは「完了してるのに完了マークがないやつ」を探す
次に、Notionでもスプレッドシートでもメモアプリでも、去年のタスクリストを開いてください。そこで確認するのは1つ：完了しているのに「完了」マークがついていないタスクです。
意外とあります。「もう終わってるじゃん」ってやつが3〜5個は眠っている。それにチェックをつけるだけで、一気に「残タスク感」が減ります。心理的負荷が下がるんですよね。やってみると「え、こんなに終わってたの」と少しうれしくなります。
持ち越しタスクを10秒ルールで3択に仕分ける
可視化が終わったら、仕分けです。でも安心してください。複雑なことはしません。
1タスクにつき10秒以内で、次の3択に入れるだけです：
- A：今週やる（かつ自分しかできない）
- B：来週以降でいい、または誰かに渡せる
- C：そもそも必要？削除候補
「C」の存在がポイントで、新年度の持ち越しタスクの中には「去年の自分が必要だと思っただけで、今は不要」なものが混じっています。私の体感では全体の20〜30%はCです。それを正面から「消していい」と判断するだけで、残タスク数がぐっと減ります。
デジタルタスクには「新年度」列を1本追加するだけ
Notionやスプレッドシートで管理している人は、列を1本追加してください。名前は「FY26優先度」でも「4月確認済み」でもなんでもいい。そこに「今週」「来週以降」「削除」の3択を入力するだけです。
所要時間はタスクが30個以下なら5分以内。これをやることで「なんかやることいっぱいある気がする……」という曖昧な不安が消えます。数字にすると安心できる人間の習性、うまく使いましょう。
残り3分で「今日やること」をたった3つに絞る
10分整理の後半は「今日の行動リスト」を作るパートです。ただし、ここで絶対にやってはいけないことがあります。
「今日やること」を5個以上書くな、です。
人間が1日でちゃんと完了できるタスクの数は、深く集中が必要なものなら3〜4個が限界です。新年度の4月は打ち合わせも増えるし、急な依頼も多い。「今日やること」は3つに絞ってください。
先ほどのAタスク（今週やる・自分しかできない）の中から、次の基準で3つ選びます：
- 締め切りが最も近いもの：これは必ず1番目に入れる
- 他の人が待っているもの：自分の手元で止まっているタスクは優先度高め
- 30分以内で終わるもの：小さな達成感が1日のエンジンになる
私はこの3つをロック画面の壁紙テキストにしています（壁紙作成アプリで30秒で作れる）。スマホを見るたびに目に入るので、「あれ、今日何するんだっけ？」が消えました。朝9時から夕方6時の間でスマホを100回見るとして、100回リマインドされてる計算です。さすがに忘れられない。
新年度に「紙が増えない仕組み」を最初に作る
ここまでで既存のタスクと紙はリセットできました。でも、このままだとまた1週間後に同じ状態に戻ります。大事なのは「入ってくる量を減らす仕組み」を最初に作ること。
紙の書類を受け取ったとき、その場でスマホカメラで撮影してから捨てる。これを習慣にするだけで、デスクへの紙の蓄積がほぼゼロになります。
私が以前のサポート職でやっていた方法は、受け取った紙を右ポケットへ入れ、撮影が終わったら左ポケットへ移す、というもの。退勤時に左ポケットの紙は全部シュレッダー行き。ポケット使いが怪しかったとは思いますが、デスクは常にきれいでした。
デジタル通知の「新年度オーバーホール」は3分でできる
メールのフィルタ設定、SlackやTeamsの通知設定を、新年度のチーム構成に合わせて3分で見直しましょう。具体的には：
- 新しく加わったチャンネルの通知設定（メンション以外はオフ推奨）
- 前年度プロジェクトのメールをアーカイブに移すフィルタを追加
- カレンダーの繰り返し予定が前年度のままになっていないか確認
この3分をサボると、4月末に「なんか通知の海に溺れてる……」という状態になります。私は4月2日にこれをやることをカレンダーに毎年固定リマインドしています。
「整理が続く人」と「続かない人」、違いは1つだけ
「定期的にリセットすればいい」と分かっていても続かない人は多い。私も最初は続きませんでした。
続かない最大の原因は、「完璧にやろうとすること」です。「10分でやり切れなかったから失敗」「全部整理できなかったからまたやり直し」という思考パターンが、整理作業そのものを嫌いにさせます。
私のルールは「途中でいい、続きは明日」。10分タイマーをセットして、鳴ったらどんな状態でも終わり。それだけです。毎日10分ずつやれば、1週間で70分分の整理ができる。「気合の3時間大整理→燃え尽き→また散乱」より絶対に効果的です。
この10分リセットに慣れてきたら、毎週金曜15分の「週次レビュー」まで発展させるのもおすすめです。今週やり切れなかったAタスクを確認して来週に繰り越す、それだけで月曜の朝の「何から手をつけよう……」という迷いがほぼなくなります。
まとめ
- 最初の3分：デスクの紙を全部出して「撮影→捨てる or ファイルへ」の2択で仕分ける
- 次の4分：タスクリストを「今週・来週以降・削除」の3択で仕分け、削除候補はその場で消す
- 残り3分：「今日やること」を3つだけ選んで壁紙や付箋で可視化する
- 新年度1週間は「紙が入ったら即撮影→捨て」のルーティンを定着させる
- デジタル通知設定を3分でオーバーホールして「通知の海」を防ぐ
- 完璧主義は禁物。10分タイマーで切り上げる習慣のほうが長続きする
10分でリセットできれば、新しい業務も持ち越しタスクも、同じデスクの上で扱えるようになります。「今何がある？」の全体像が見えると、意外と焦りが消えるものです。今日の帰り際に、まず5分だけ試してみてください。
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