先週、毎週同じ定例会議の予定を手入力するのに5分かけてた自分に気づいて、さすがにぞっとしました。
「今週も月曜10時から定例だから…タイトル打って、時間設定して、場所入れて、通知設定して……」って毎週やってたんですよ。毎週5分×52週=年間260分=4時間以上を”入力作業”に溶かしてたわけです。
それ、まだ手作業でやってるんですか？
Googleカレンダーには「色分け」と「繰り返し設定」という、地味だけど組み合わせると最強な機能があります。今日はこの2つを使いこなして予定管理の作業をほぼゼロにする方法を話します。
カレンダーが「全部青」だった頃の私
元ITカスタマーサポートをやってたくせに、しばらくの間Googleカレンダーをほぼデフォルト設定で使っていました。全部の予定が同じ青色で並んでいて、「今日って仕事の予定？プライベートの約束？」を確認するためにいちいち予定を開かないといけない状態。
ある日、朝9時から「歯医者」と「クライアント商談」が同じ青で並んでいて、どっちが先だか一瞬わからなくなりました。幸い歯医者が先だったから助かったけど、冷や汗をかいた出来事でした。
その夜に「さすがに整理するか」と腰を上げて色分けルールとテンプレートを整えたのが、今のやり方の始まりです。
色分けは「ルールを最初に決め切る」のが9割
色分けで一番やりがちな失敗は、「なんとなく気分で色をつけて、気づいたらルールが崩壊する」パターン。最初に「何色は何カテゴリ」を決めてしまえば、あとは迷わない。
5色・5カテゴリで迷いをなくす
Googleカレンダーには11色のカラーオプションがありますが、正直5色あれば十分管理できます。私が使っているのはこの5カテゴリです。
赤（トマト）：締め切り・絶対に動かせない予定
提出期限、支払期日、キャンセル不可の予約など。見た瞬間に「これは死守」とわかる色にしておく。
青（ピーコック）：仕事の定例・会議
毎週の定例、クライアントとのミーティング。一番数が多いので落ち着いた色を選ぶ。
緑（セージ）：プライベートの予定
友人との約束、家族のイベント、旅行など。パッと見て「ここは仕事外の時間」とわかる。
黄（バナナ）：タスク・作業ブロック
「この2時間で○○を仕上げる」という集中作業の枠。会議ではなく自分の作業時間を可視化する。
紫（グレープ）：個人ルーティン
運動、読書タイム、週次レビューなど、習慣化したいルーティン系の予定。
実際の設定方法（30秒でできます）
予定を作成または編集するとき、タイトル入力欄の下にある丸いアイコン（●）をタップするだけで色が選べます。PC版では予定の詳細画面で同じ操作が可能。一度設定した色は繰り返し予定にも引き継がれるので、最初だけ丁寧に設定しておけばあとは楽になります。
「繰り返し設定」で定例予定の入力を永久にゼロにする
色分けが「見やすさ」の話だとしたら、繰り返し設定は「入力作業そのものを消す」話です。
設定できる繰り返しパターン
予定作成画面の「繰り返さない」というドロップダウンを開くと、以下が選べます。
・毎日
・毎週（曜日指定）
・毎月（日付または曜日指定）
・毎年
・カスタム（隔週、第〇月曜日など）
「毎週月曜10〜11時の定例会議」なら「毎週月曜日」に設定するだけで、以降は何もしなくても予定が入り続けます。
地味に重宝しているのが「第〇月曜日」の指定です。「毎月第2水曜の経費精算」「毎月最終金曜の月次まとめ」みたいな予定も、カスタム設定から「第2週の水曜日」と指定するだけで完全自動化できます。私はこれで月に5〜6件の予定入力を消しました。
繰り返しに向かない予定は「コピー」が最速
一回限りの予定でも、似た予定がすでにカレンダーにあるなら、それをコピーして流用するのが最速です。
PC版Googleカレンダーなら、予定の詳細画面から鉛筆アイコン（編集）を開き、右上のメニューから「予定をコピー」が選べます。タイトルや時間を少し変えるだけで、通知設定・色・場所がそのまま引き継げます。
毎回1から入力していた人は、これだけで1件あたり30〜60秒の短縮になります。月20件の予定を入力していたら月10〜20分、年換算で2〜4時間です。地味ですが、確実に積み上がります。
2つを組み合わせると何が変わるか
「色分け」と「繰り返し＋コピー活用」を組み合わせると、カレンダーを開いた瞬間にこんな状態になります。
今日何があるかが色で瞬時に把握できる：赤が見えれば「今日は締め切りがある」と即わかる。青が多ければ「会議づくしの日」と把握して移動の準備ができる。
入力作業がほぼ発生しない：定例は自動で入る、単発は既存コピーで30秒。
スケジュールの偏りに早めに気づける：黄（作業ブロック）がなくて青（会議）だらけの週は、「今週は実作業の時間ゼロだ」と事前に気づいて調整できるようになりました。
私は今、週に新規で手入力する予定が平均3〜4件です。以前は15件以上入力していたので、入力作業が約75%減りました。
さらに一歩進めたい人へ：GmailとGoogleカレンダーの自動連携
ここまでできたら、次の候補として試してほしいのが「Gmailからの自動予定追加」です。
Gmailで予約確認メールや航空券の確認メールを受け取ると、Googleカレンダーに自動で予定が追加される機能があります（Googleカレンダーの設定→全般→「GmailからのイベントをGoogleカレンダーに追加する」）。ホテルのチェックイン日や飛行機の時間が自動でカレンダーに入るので、旅行や出張の多い人には地味に効きます。
また、仕事用・プライベート用・ルーティン用とカレンダー自体を複数作成して分けると、色分けと二重に整理されてさらに見やすくなります。カレンダーごとに表示・非表示を切り替えられるので、「今日はプライベートの予定だけ見たい」という使い方もできます。
ただし、最初からあれもこれもと手を出すと整理に時間がかかります。まず今日話した色分けと繰り返し設定をやり切ってから、物足りなくなったら拡張する順番がおすすめです。
まとめ
Googleカレンダーの色分けとテンプレ活用をざっくりまとめます。
・色分けは5色・5カテゴリで統一する（赤＝締め切り、青＝仕事の会議、緑＝プライベート、黄＝作業ブロック、紫＝ルーティン）
・毎週・毎月の定例予定は繰り返し設定に全部登録する（設定1回で以降は自動）
・一回限りの予定は「似た既存予定をコピー」するのが最速
・2つ組み合わせると入力作業が75%以上減る
・慣れてきたらGmailの自動連携やカレンダーの複数管理に拡張する
「カレンダーの管理が面倒くさい」と感じている人の大半は、実は「毎回手入力している」か「色のルールがない」かのどちらかです。
まず今日、定例会議や週次のルーティンを一つだけ「繰り返し設定」に変えてみてください。それだけで来週からの自分が少し楽になります。ズボラの天才は、楽できる仕組みを先に作るんです。
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