3月28日、午後5時。デスクの隅に積み上がった付箋には「引き継ぎ資料・まだ」の文字。こんな状況、心当たりありませんか？
私ミズキ、元ITサポートデスク歴8年。毎年この時期、後輩から「引き継ぎどうしましたか？」って泣きつかれてきたんですが、去年ついに「1時間完成メソッド」を確立しました。
なぜ引き継ぎ資料は後回しになるのか
答えはシンプル。「何を書けばいいかわからない」から。白紙のドキュメントを前に手が止まる、あの感覚。
実は以前、私も4時間かけて作った資料を「これ、全然わからないんですけど」って言われた経験があります。頑張って書いたのに……ショックでしたよ、正直。
その失敗から気づいたのは、「構成を考える時間」と「内容を書く時間」を分けていないことが問題だということ。ここを改めるだけで、作業時間が劇的に変わります。
まず10分：構成をAIに丸投げする
ChatGPTでもClaudeでも、無料で使えるAIがあれば十分。こんなプロンプトを投げてみてください：
「私は〇〇業務の担当者です。後任に引き継ぐ資料の目次を作ってください。業務内容：[簡単に説明]」
30秒で目次が出てきます。完璧じゃなくていい。8割くらいの完成度で十分です。残り2割は後で手直しすればいい。
これだけで「何を書くか迷う時間」がゼロになります。
次の30分：テンプレートに流し込む
目次ができたら、あとは各セクションを埋めるだけ。ここでもAIを使います。
1セクションあたり「この業務のポイントをまとめてください。私の手順：[箇条書き]」で投げると、読みやすい文章に整形してくれます。
ポイントは自分の手順をとにかく箇条書きで出すこと。文章にしようとしない。箇条書きで5個出したら、あとはAIがやってくれます。
私がよくやるのは、スマホのボイスメモで業務の手順を喋りながら録音して、文字起こしアプリで変換→そのままAIに貼り付ける方法。通勤電車の中で完結します。移動時間も無駄にしない、これ大事。
残り20分：「困ったときはここ」リストを作る
引き継ぎ資料で一番使われるのは、実はこのセクション。
- よくあるトラブルと対処法（3〜5個でOK）
- 連絡先リスト（社内・取引先）
- 使うツール・システムのURL一覧
この3つがあるだけで、後任者の「聞いていいですか？」が7割減ります。前の職場で試したところ、引き継ぎ後の質問が1週間で23件→6件に激減しました。数字で見るとわかりやすい。
連絡先リストは名刺管理アプリやメールの連絡先から引っ張ってくるだけ。5分もあれば完成します。
仕上げ：Googleドキュメントで共有設定して完了
Wordで作るのはやめましょう。あとで「ファイルどこですか？」ってなります。GoogleドキュメントかNotionで作って、URLを1本送るだけにすれば管理が楽。
「それ、まだWordで引き継ぎ資料作ってるんですか？」ってつい言いたくなりますが……（笑）
共有設定を「リンクを知っている全員が閲覧可」にして、そのURLをSlackかメールで送れば完了。印刷不要、保存場所不要。
合計で60分もかかりません。実際に私は去年、3つの業務を同時に引き継いで、それぞれ45〜55分で仕上げました。
年度末の追い込みシーズン、この方法で乗り切ってみてください。
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