それ、まだ1通1通ゼロから打ってるんですか？
私、カスタマーサポートやってた頃、1日200通以上のメールを処理してたんですよ。最初の3ヶ月は毎日残業2時間コース。でもある日ふと気づいたんです。「私、同じ文章を毎日何十回も書いてる」って。
「お問い合わせありがとうございます」「確認してご連絡いたします」「日程のご調整ありがとうございます」——これ、全部テンプレにしたら人生変わるんじゃないか。試してみたら本当に変わりました。メール作業が1日15〜20分に収まるようになったんです。
営業メールの返信、実は5種類しかない
営業の仕事してると「メールの種類が多くて……」ってなりがちですが、実際に分類するとシンプルです。私が前職の先輩から教わったのは、こういう整理の仕方。
①初回アポ打診への返信（「ぜひ一度お話しさせてください」への対応）
②資料送付後のフォロー（「先日の資料はご覧いただけましたか」系）
③日程調整（候補日を出す・確定する）
④問い合わせへの一次返信（「確認してご連絡します」と時間を稼ぐやつ）
⑤お礼・クロージング後の御礼（商談後・契約後の感謝メール）
体感でこの5つで全返信メールの85%以上はカバーできます。残り15%はその場で考えたらいい。ズボラに生きるには「全部テンプレ化しない」という割り切りも大事。
テンプレの「置き場所」で速さが10倍変わる
テンプレを作っても、Wordファイルに保存して毎回開いてコピーして……という運用をしてる人、絶対います。それだと結局1通3〜5分かかります。意味がない。
Gmailユーザーは「定型文機能」一択（無料）
設定→詳細→「テンプレート」をオンにするだけ。返信画面の右下からワンクリックで挿入できます。登録上限は50件なので5パターンなら余裕です。
Windows全般はTextExpanderやaText（月数百円〜）
「//ape」と打つとアポ打診テンプレが展開される、みたいなショートカット設定ができるツール。Gmailに限らずあらゆるテキスト入力欄で使えるのが強みで、私はこれが一番好きです。
Outlookユーザーはクイックパーツ（無料・標準機能）
挿入タブ→「クイックパーツ」→よく使う文を登録。2〜3クリックで呼び出せます。会社PCがOutlook固定の人はここから始めてください。
「時間を決める」がセットで初めて15分になる
テンプレで速度を上げても、常時メールチェックしてる状態だと意味がありません。通知が来るたびに返信→集中が途切れる→また集中する、という繰り返しで1日が溶けていきます。これ、カスサポ時代に身をもって経験しました。
私が今やってるのは「メールを見る時間を1日3回に固定する」ルール。朝9時・昼12時・夕方17時の3回だけ。それ以外はメールを閉じる。最初は怖いけど、だいたい1週間で慣れます。
テンプレ×時間固定のセットで、1回あたり約5分、合計15分以内に収まります。「緊急対応は？」と思いますよね。でも本当に急ぎの相手は電話してきます。メールで「急ぎ」と書いてくる相手は、たいていそこまで急いでいない。これも経験で学んだことです。
まずGmailの定型文機能だけでも今日の昼休みに設定してみてください。5分もあればできます。テンプレ1個登録するだけで「あ、楽」ってなるはずなので。
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